Aufgabenverwaltung in SharePoint Server 2013

Bis SharePoint 2010 waren Aufgaben in SharePoint, die bestimmten Mitarbeitern zugewiesen wurden für selbige nur über eine E-Mail-Benachrichtigung sichtbar. Jede Aufgabenliste stand für sich alleine und alles zusammen zu fassen bedeutete zusätzlichen Implementationsaufwand, z.B. indem die Suche für das tabellenartige Darstellen der Aufgaben herangezogen wurde:

Jeder Benutzer konnte zusätzlich noch jede einzelne Aufgabenliste in sein Outlook synchronisieren lassen, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.

SharePoint 2013

Mit SharePoint Server 2013 ändert sich dies nun. Auf dem MySite Host gibt es hierzu eine zentrale Tasks-Übersicht, die über die Suche alle zugewiesenen Aufgaben in der gesamten Farm für den aktuellen Benutzer zusammengefasst darstellt:

Aufgaben können nun auch mehreren Benutzern gleichzeitig zugewiesen werden. Über diese Ansicht kann ich die Aufgaben in einem Zeitstrahl abbilden lassen, direkt bearbeiten oder einen einfachen Klick direkt als Abgeschlossen kennzeichnen. Die Seite aktualisiert dann die entsprechende Aufgabe in der Quellliste. Auch können dort direkt persönliche Aufgaben erstellt werden, die dann in der Personal Site in einer Aufgabenliste gespeichert werden.

Die Aufgabenübersicht wird standardmäßig maximal alle 5 Minuten aktualisiert, sobald der Benutzer sie aufruft.

Für diese Funktionalität verantwortlich sind die Work Management Service Application in Verbindung mit User Profile Service Application und Search Service Application. Die Einrichtung wird z.B. hier erklärt: http://www.brainlitter.com/2013/01/09/provisioning-the-work-management-service-application/. Allerdings muss man zusätzlich beachten, dass der Application Pool Account der Services auch Zugriff auf die WebApplications benötigt. Dies kann mit einem PowerShell-Skript erreicht werden:

foreach ($wa in Get-SPWebApplication) {
    $wa.GrantAccessToProcessIdentity("Username")
    $wa.Update()
    }

Exchange 2013

Erweitert wird diese Funktionalität dann durch eine Zusammenarbeit mit Exchange 2013: Hier können alle Tasks aus dem Benutzerpostfach nach SharePoint synchronisiert werden und alle gefundenen Tasks aus SharePoint auf dem umgekehrten Weg mit dem Postfach synchronisiert werden.

Somit erhält der Benutzer auch im Outlook einen Komplettüberblick aller anstehenden Aufgaben und kann sie dort auch bearbeiten. In Outlook neu erstellte Aufgaben landen jedoch immer in der Personal Tasks Liste in der Personal Site des Benutzers.

Die systemseitige Einrichtung dieser Synchronisation ist nicht ganz einfach, ein TechNet-Artikel führt aber sehr gut hier durch: http://technet.microsoft.com/en-us/library/jj554516.aspx.

Um die Funktion aber danach für einen Benutzer zu aktivieren muss dieser in der Taskübersicht diese selbst aktivieren:

Der Timer Job “Work Management Synchronize with Exchange” synchronisiert dann für alle eingerichteten Benutzer alle paar Minuten die Aufgaben zwischen beiden Welten und man erhält entsprechend die Ansicht in Outlook

und die korrespondierende Ansicht in der MySite

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